칼럼

신종 코로나 바이러스 감염증(이하 코로나19)으로 인해 ‘사회적 거리 두기’가 일상화되었다. 코로나19의 영향으로 학교는 수차례 개학을 연기한 끝에 온라인 개학을 했고, 종교단체들은 온라인으로 집회를 하고 있다. 

그리고 기업의 경우도 재택 근무를 늘리고 있다. 코로나 사태가 마무리되더라도 재택 근무 등과 같이 비대면으로 일하는 방식이 좀 더 확대될 것이라는 전망이 대종을 이루고 있다. 

재택 근무는 출퇴근 시간과 비용을 줄일 수 있다는 점, 업무 시간과 공간의 한계를 넘어설 수 있다는 점, 업무에 대한 깊이 있는 고민을 가능하게 한다는 점 등에서 워라벨(Work & Life Balance)의 실현 가능성을 높여줄 수 있다. 반면 재택 근무는 업무에 대한 집중력이 낮아질 수 있고, 업무와 휴식 시간이 모호함에 따라 업무에 대한 피로도가 높아질 수 있다는 단점도 있다. 

특히 재택 근무의 경우 구성원들 간의 소통과 협업이 쉽지 않다는 점이 가장 큰 문제점으로 지적되고 있다. 각자 다른 공간에서 업무를 진행하는 구성원들 간의 온라인회의가 효과적으로 진행되지 못할 경우 구성원들의 물리적 거리감이 심리적 거리감으로 변질될 수 있다. 그리고 이를 고려할 때 직접 대면하는 기존의 오프라인 회의 보다 비대면 온라인회의에서 퍼실리테이터의 역할이 더 중요하다고 판단된다.

따라서 지금부터 온라인회의를 효과적으로 진행하기 위한 몇 가지 퍼실리테이션 팁(Tip)을 회의 전, 회의 중, 회의 후로 나누어서 소개해 보겠다.

우선 회의 전에 퍼실리테이터는 오프라인 회의와 마찬가지로 온라인회의의 목적, 참가자 등을 파악하고 온라인회의를 진행할 수 있는 최적의 프로세스를 설계해서 아젠다를 참가자와 공유해야 한다. 온라인회의의 경우 오프라인 회의 보다 집중할 수 있는 시간이 상대적으로 짧다는 점을 감안한 아젠다의 설계가 필요하다.

그리고 참가자들에게 온라인회의 프로그램의 주요 기능들을 정리해서 전달함으로써 참가자들의 온라인회의 프로그램 기능 활용에 대한 부담감으로 인한 회의 참여의 어려움을 최소화시켜 주어야 한다. 

또한 회의 주제와 관련된 자료를 사전에 참가자들과 공유하는 것도 고려해야 한다. 온라인회의 프로그램 화면에 관련 자료를 띄워 놓고 진행할 경우 해상도 등의 문제로 인해 참가자들의 회의 집중도가 낮아질 수 있기 때문이다. 

퍼실리테이터는 전체 참가자들에게 온라인회의 직전 한 시간 정도 전에 온라인회의가 진행됨을 공지하고, 온라인회의 프로그램 사용이 처음인 참가자에게는 회의 시작 10분~15분 전에 미리 온라인회의 프로그램에 접속해서 온라인회의 프로그램 기능을 점검하도록 요청해야 한다.

그리고 회의를 진행할 때 퍼실리테이터는 10분~15분 전에 온라인회의 프로그램에 접속해서 참가자들을 맞이할 수 있어야 한다. 온라인회의에서도 회의의 목적 설명을 시작으로 아이스브레이킹 진행, 아젠다 공유, 그라운드 룰 설정과 파킹랏 안내 등 오프닝 프로세스를 반드시 진행해야 한다. 이와 함께 오프닝 프로세스에서 참가자들 간의 역할을 선정함으로써 온라인회의에 대한 적극적인 참여를 유도한다. 온라인회의에서는 서기와 테크니컬 서포터(Technical supporter) 역할 선정이 중요하다. 퍼실리테이터는 분할창에 띄워진 참가자들의 모습만 보면서도 참가자들의 상황과 마음을 읽어내야 하기 때문에 오프라인 회의 때보다 참가자들에 대해 더 많은 집중이 필요하다. 온라인회의에 서기와 테크니컬 서포터가 있다면, 퍼실리테이터의 이와 같은 부담을 낮출 수 있다. 서기는 온라인회의 내용을 실시간으로 기록한다. 온라인회의 화면으로 공유되는 자료가 없을 경우에 서기는 참가자들이 모두 볼 수 있도록 화면에 직접 회의 내용을 실시간으로 요약해서 기록할 수도 있다. 그리고 온라인회의의 경우 온라인 상태가 좋지 않거나, 참가자가 음소거된 상태에서 발언을 하기도 하는 등 온라인회의 프로그램 기능이 자의든 타의든 제대로 작동하지 않으면서 회의의 흐름이 끊어지는 경우가 많다. 이와 같은 경우에 테크니컬 서포터가 음소거된 상태에서 발언하고 있는 참가자에게 채팅이나 휴대폰을 통해 별도로 연락해서 알리는 등 온라인회의 프로그램의 기능적인 문제들을 해결해 주는 역할을 수행하게 한다.

마지막으로 회의가 끝나면, 퍼실리테이터는 서기가 기록해 둔 회의 내용을 정리해서 회의 참가자들과 공유해야 한다. 회의 결과물 공유와 함께 향후 온라인회의 진행 시 필요한 것이 무엇인지에 대한 의견을 취합하는 것도 필요하다.

코로나19 사태 이후 재택근무, 온라인회의 등 최근과 같이 비대면으로 일하는 방식이 대세로 자리잡을 것이라고 단언하기는 힘들 것이다. 그렇지만 정(正)에서 반(反)으로 갔다가 중간의 균형을 찾아가는 정반합(正反合) 같은 그 과정이 우리의 일하는 방식에서도 나타날 것이다. 

따라서 퍼실리테이터들 역시 구성원들의 비대면 소통이 원활해질 수 있도록 돕는 역할을 정립하고, 발전시켜 나가는 노력을 기울여야 할 것이다. 

퍼실리테이터분들의 건강과 파이팅을 기원한다.

홍순표 부사장, 인피플 컨설팅(hongsoonpyo@inpeople.co.kr)