칼럼

지금은 새로운 Kick-off로 마음을 모아야 할 때

많은 조직이 새해가 되면 새로운 시작을 위한 신년회와 Kick-off 워크숍을 합니다. 1년을 계획하는 Kick-off 회의에서 조직의 목표를 잘 공유하고 실행을 위한 계획을 수립하는 일, 시작이 반이라고, 정말 중요한 일입니다. 오늘은 어려운 경영환경에서도 구성원들의 지혜와 마음을 하나로 모으는 3단계 Kick-off 회의 노하우를 소개드릴까 합니다.

Kick-off 회의에서  선행해야 할 것은  지난해에 대한 회고
새해 계획을 공유하는 Kick-off 회의에서 가장 먼저 선행되어야 할 것은, 지난해에 대한 회고입니다.
달력으로는 1년이 지났지만, 우리는 연속된 시간의 흐름을 살고 있으니, 과거를 정리하고 미래와 연결하는 일이 우선입니다. 지난해를 회고하는 영역은 팀원 개개인의 일상과 팀의 공식적 업무 영역으로 나뉘어서 진행 할 수 있습니다. 지나치게 딱딱한 회의가 되지 않도록 하기 위해서, 팀원 개개인의 지난 1년을 회고하고 공유하는 시간을 먼저 갖길 바랍니다.
구체적인 방식으로는 ‘인생 그래프’를 이용하는 것인데요. 지난 1년간 각자 겪었던 일 중에 행복했던 일은 수평선의 상단에, 힘들었던 일은 하단에 기록한 뒤, 선으로 연결하는 것입니다. 7개 내외의 Up & Down을 각자 정리해 볼 시간을 준 다음, 팀원들이 함께 공유하는 방식으로 진행합니다. 서로 바쁘게 일하느라 모르고 지나쳤을 서로의 일상을 공유하고, 축하하고 따뜻한 위로의 말을 전하면서 더 친근해 지는 것을 느낄 수 있습니다. 이렇게 서로의 과거를 공유하는 것은 조직에서 친밀감을 형성하는 효과적인 방법 중 하나입니다. 각자가 다른 사람들에게 알려 줄 만한 적절한 선을 정해서 인생 그래프를 작성함으로써, 자기공개에 따른 심리적인 부담감도 낮아집니다.
인생그래프로 팀원들의 지난 한 해를 회고했다면, 팀의 지난 1년의 성과도 팀의 인생그래프로 미리 준비해서 팀원들과 공유합니다.
팀의 성과에 기여한 팀원들을 호명해서 감사의 표현을 하고, 힘들었던 일에 대해서는 고생한 팀원들에게 격려의 표현을 함께 해주는 방식으로 회의를 진행합니다. 이렇게 부서 단위의 1년 성과를 공유한 다음은, 좀 더 세부적으로 업무의 잘한 일과 아쉬웠던 일을 토의하는 회고 시간으로 넘어갑니다.
업무가 비슷한 파트가 있다면 파트별로, 각자 업무가 다르다면 각자의 ‘Proud(잘한 일, 큰 성취)’와 ‘Sorry(아쉬운일)’를 정리하고, 전체 팀원들과 공유하는 것입니다. 부서장이 잘잘못을 하나하나 지적하는 것보다, 당사자들이 직접 정리해서 발표함으로써 보다 자유로운 분위기가 만들어 집니다. 간혹 관련된 업무에 대해 누구는 잘한 일로 발표하고, 누구는 아쉬운 일로 발표하는 것을 보면서, 서로의 업무 입장 차이로 긴장된 분위기가 웃음으로 전환되기도 합니다.

Kick-off 회의에서의  두 번째 단계는  새해 팀의 주요 업무나 전략 공유
Kick-off 회의의 두 번째 단계에서 할 일은 새해 팀의 주요 업무나 전략을 공유하는 것입니다. 이 때 주의할 것이 대부분 부서장의 일방적인 발표로 끝나지 않도록 하는 것입니다. 리더가 새해의 주요 전략을 명확하게 제시하는 것도 중요하지만, 전략을 실행할 실무진들의 공감대를 형성하기 위해서는 어떻게 하면 전략을 실행할 지 고민하게 만드는 것이 필요합니다.
주요 전략 방향을 발표한 뒤, 가급적 리더는 자리를 비우고, 팀원들에게 전략을 실행할 때 어떤 어려움이 예상되는지, 그런 어려움을 극복하기 위해서 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지, 실행을 위해 필요한 지원은 무엇인지를 자유롭게 논의하게 하는 것입니다. 토의를 진행할 퍼실리테이터를 지정해서 미리 준비를 해둔다면, 보다 효과적으로 회의가 진행될 수 있습니다.
정해진 시간까지 토의를 마무리 하도록 하고, 부서장은 토의 내용에 관여하지 않습니다. 그리고 약속한 시간에 부서장은 회의장으로 돌아와서 토의결과 발표를 듣습니다. 이때 실행방안과 필요한 지원사항에 대한 발표를 듣고 나서, 부서장이 즉석에서 의사결정을 하는 타운미팅을 실시한다면, 더욱 의미 있는 Kick-off 회의가 될 수 있습니다. 신속한 의사결정을 통해 적극적인 지원을 약속함으로써 실무진들의 실행의지를 높일 수 있기 때문입니다. 똑같은 아이디어라도 부서장이 지시해서 실행하는 것과, 자신이 직접 의견을 낸 것과는 그 실행 의지측면에서 큰 차이를 보입니다.
팀원들이 전략 실행 방안을 논의할 때, 부서장은 별도의 장소에서 1년간 팀을 위해 리더로서 무엇을 할지 고민하고 구체적인 실행방안을 세웁니다. 미리 팀원들로부터 무기명으로 의견을 취합해도 좋습니다. 타운미팅에서 팀원들의 전략실행방안 발표가 끝난 뒤, 부서장이 실행계획을 발표하고, 팀원들이 찬성과 반대를 표현하도록 함으로써 타운미팅의 철학을 이어간다면 더욱 훌륭한 소통의 장이 될 것입니다.

Kick-off 회의에서의  마지막은  모든 팀원들과  한 해의 일정 계획 세우는 것
Kick-off 회의의 마지막은 모든 팀원들이 함께 일정 계획을 세우는 것입니다. 1년-12개월-의 Calendar를 크게 인쇄해서 벽에 붙여놓고, 팀의 1년 계획을 함께 확인하고 조정하는 것입니다. 팀의 주요 업무계획과 워크숍 등의 일정을 확인 한 뒤, 개인 별 휴가 일정이나 교육 일정을 확인하는 과정을 통해 팀이 하나의 계획으로 움직일 수 있는 기틀을 만드는 것이지요.

Kick-off, 농부가 1년 한 해  농사를 위해  씨 뿌리는 일처럼  중요
어려운 경영 환경으로 인해, 리더는 물론 모든 구성원들이 늘어나는 업무와 스트레스에 시달립니다. 각자의 업무에만 몰두하다 보면, 내가 왜 이 일을 하는지, 팀의 목표는 무엇인지 잊게 되기도 합니다. 한 해의 시작인 Kick-off에서 팀의 업무 목표와 나아갈 방향을 함께 고민하고, 함께 일할 팀원들간의 팀워크를 다지는 일은 1년 한해 농사를 위해 씨를 뿌리는 일처럼 중요한 일이라고 할 수 있습니다.
농부의 마음으로 정성을 다해 준비하고, 팀원들의 잠재력을 믿고 열린 소통의 장을 마련하는 리더십을 발휘하시길 바랍니다.

채홍미 대표, 인피플 컨설팅
(chaehongmi@gmail.com)