칼럼

회의 잘하는 법, 회의 지각생 어떻게 하죠

"거의 다 왔어" "지금 출발 했습니다" 약속에 늦을 때 혹은 직장 출근 때, 심지어 늦어진 점심 재촉전화에 응답하는 중국집에서도 흔히 듣는 대답입니다. 언제나 “빨리 빨리”를 외치는 우리나라 사람들이지만, 아이러니하게도 ‘코리안 타임’이라는 말이 있을 정도로 지각의 빈도는 잦습니다.
'코리안 타임'은 회의에서도 종종 목격됩니다. 매일 부지런하던 친구가 꼭 중요한 미팅 때 늦기도 하고, 매번 회의 때마다 5분 지각쯤은 당연스럽게 생각하는 사람들은 꼭 한 명씩 있게 마련입니다.
효율적인 회의 운영을 저해하는 요소는 여러 가지가 있지만, '회의 시간에 늦는 사람'은 분명 이 요소 중 한 부분을 담당합니다. 누군가가 회의 시간에 늦으면 이미 도착한 사람들은 그 사람 때문에 회의를 시작할 수 없게 되거나, 지각한 사람을 위해 이미 논의한 사항을 다시 설명해줘야 하는 상황이 발생하기 때문입니다.

# 회의 지연 1/3은 지각생 문제 = 조직과학 전문가인 스티븐 로겔버그(Steven G. Rogelberg)와 그의 동료 연구자들이 회의 지각과 관련한 조사를 한 결과 응답자의 37%는 '회의가 예정 시각보다 늦게 시작된다'라고 응답했으며, 회의가 지연되는 이유는 '회의에 지각 하는 사람들이 있어서'라고 답변했습니다.

그렇다면 효율적인 회의를 위해서 여기서 생각해 볼 문제가 생깁니다. 과연 회의에 늦는 사람을 위해서 기다려야 하는 것일까? 아니면 사전에 약속된 회의시간을 어기지 않고 지각자 없이 회의를 시작해야 하는 것일까?
답은 단순 명료합니다. 참석자들이 자리를 다 채우지 못하고 있다는 심리적 부담감에 말처럼 쉽지는 않겠지만, 정시에 정확하게 시작하는 것이 중요합니다. 회의시간을 지켜 정시에 도착한 참석자들을 우선 배려하는 것이 옳기 때문입니다. 다만, 회의에 늦는 사람 또한 배제되지 않는 분위기를 미리 만들어 두는 것도 중요합니다. 지각자가 배제되지 않는 정시회의를 위해서는 다음과 같은 세 가지 원칙이 필요합니다.

문 가까이 빈 좌석 배치 센스 
늦게 도착한 사람들에게 과도하게 미안한 마음이 들도록 하는 것은 회의의 전체적인 분위기에도 부정적인 영향을 미치게 됩니다. 문 가까이 빈 좌석을 배치하는 등의 사소한 배려는 늦게 도착한 사람들로 하여금 최대한 자연스럽게 회의에 동참할 수 있는 장치가 되어줍니다.

지각생을 위한 아이스브레이킹 
아이스브레이킹은 자유로운 회의 분위기를 조성해 주는 역할을 하지만 때로는 지각한 사람들을 위한 배려의 도구가 되기도 합니다. 본 회의에 바로 들어가기 전 시간을 확보할 수 있으며, 몇 명이 미처 참여하지 못한다 해도 오프닝을 통해 조성된 화기애애한 분위기에는 큰 영향을 주지 않게 됩니다.

구글 회의 8계명 … 특히, 시간은 엄격하고 냉정하게 
구글(Google)에는 '회의의 규칙'이 있다고 합니다. 에릭 슈미트 구글 회장과 조나단 로젠버그 전 구글 부사장이 공저한 책 '구글은 어떻게 돌아가나? (How Google Works?)’에 ‘구글 회의 8계명’이 담겨 있습니다.
△모든 회의에는 중립적인 리더(퍼실리테이터)가 필수 △뚜렷한 목적과 철저한 준비 △정보공유나 브레인스토밍 회의에도 주재자가 있어야 한다 △꼭 필요할 때에만 회의를 개최 △회의 참석자는 8명을 이내 △필요한 사람만 회의에 참석시킨다 △시간은 엄격하게 △회의시간 집중!

회의는 정시에 시작되어야 정시에 마칠 수 있습니다. 엄격한 시간관리는 회의 전반적에 대한 신뢰 확보에 중요합니다.
만약, 회의참석 예정자의 절반가까이 오지 않은 상황이라면, 사전 전달의 문제 또는 당일 교통상황의 특수함과 같이 대다수 참석자들에게 해당되는 문제가 발생했을 확률이 높다고 봐야 합니다. 이러한 경우에는 조금 기다리는 것이 예의의자 전반적인 분위기 관리에 도움이 됩니다. 단, 정시에 도착한 참석자들에게 충분히 이유를 설명하고, 공감대를 형성한 후, 10분 정도 후에 시작하겠다는 명확한 안내를 하는 것이 좋습니다.

채홍미 대표, 인피플 컨설팅
(chaehongmi@gmail.com)